Business-senza-ricetta,-ricetta--per-il-fallimento.
Antonio Vendito maggio 9, 2017 Nessun commento

Sono convinto che, man mano che la tua impresa cresce, così crescerà anche il numero di dipendenti, e spesso ti troverai a spendere notti insonni chiedendoti “cosa sto facendo?”. Andrai a letto alle 11 di sera ed alle due sarai ancora invaso da dubbi sul come farai a gestire la situazione e come raccapezzarsi tra le tante decisioni importanti da intraprendersi l’indomani.
Sei anche convinto che i tuoi dipendenti non stanno rendendo come dovrebbero, non stanno dando il meglio di sè e noti come la maggior parte delle loro decisioni, ben più semplici delle tue, finiscano comunque sul tuo tavolo. La domanda che sorge spontanea sarà: “perchè devo farlo io, quando ho già qualcuno nel mio team il cui compito sarebbe prendere proprio queste decisioni al posto mio?”. Voglio confidarvi un segreto professionale. Forse il segreto più importante che io abbia appreso negli ultimi 20 anni di vita lavorativa. Per quanto possa sembrare sorprendente, la lezione più importante è LA CUCINA.

Le cucina è basata su ricette. Dicesi ricetta una serie di istruzioni necessarie per preparare una certa portata. Normalmente questa è costituita da diversi elementi: il nome della ricetta, il tempo richiesto per prepararla, gli ingredienti e la quantità richiesta, gli strumenti necessari per la preparazione ed una lista, in ordine di esecuzione, di tutti passaggi necessari per Ia preparazione del piatto. Fate attenzione alla parola “ordine”. Ora, quale sarà mai il nesso tra una ricetta ed un’impresa? Il nesso c’è, eccome! Per poter sviluppare la tua impresa in maniera ben organizzata, è necessario avere una ricetta imprenditoriale adeguata. I consulenti lo chiamano “Business Manual”. In questo manuale verranno inclusi elementi come il workflow aziendale, la distribuzione delle responsabilità ed i processi relativi ad ogni attività intrapresa da chiunque nella tua azienda. Non importa quanto grande o piccola sia la tua impresa. Il concetto mantiene valore anche nel caso tu sia un libero professionista. E’ necessario avere degli standard professionali, creare le politiche e le procedure aziendali in modo da operare in maniera regolare. In che modo vuoi che la reception approcci i clienti? E le tempistiche di consegna prodotto ai clienti? Il Business Manual significa avere alla propria portata una serie di vantaggi quali: (1) incremento della produttività (2) errori più facilmente evitabili (3) organizzazione più efficiente (4) il manuale può essere utilizzato come materiale didattico e, infine, permette che due individui differenti nello stesso team affrontino lo stesso compito e producendo lo stesso risultato. Tieni bene a mente che avere degli standard nel proprio business è ciò che potrebbe farti risaltare in un panorama di imprese senza standard.
Per poter organizzare il tuo business manual in maniera efficiente è una buona idea suddividere il documento principale in manuali più specifici. Idealmente si avranno manuali separati per: (tra gli altri) reception, reparto contabilità, manutenzione ufficio, IT software e hardware, vendite, acquisti, consegne. Non esiste un modo esatto per preparare il manuale, poichè ogni impresa è differente e differente sarà il documento stesso. Il business manual è un documento che si presta ad essere inoltrato ad altri individui, come ad esempio nuovi impiegati appena arrivati in azienda. Un’altra opzione è suddividere il manuale in 5 categorie principali: (1) organizzazione, (2) marketing e procedure di vendita, (3) Ufficio personale, (4) tecnologia e IT (5) Investimenti e capitale.

Di seguito alcune informazioni base in merito a ciascuno dei precedenti punti: Organizzazione: per prima cosa è bene fare una lista di tutte le mansioni giornaliere da intraprendersi per mandare avanti l’impresa, come ad esempio: quali sono gli orari di apertura e chiusura? A chi spetta il compito di aprire ogni giorno? Come disinnescare l’allarme? In che modo si richiede la reception risponda al telefono? Come confermare gli appuntamenti clienti nel calendario dipendenti? Come gestire lamentele ed altre questioni relative al cliente?

Marketing e procedure di vendita: E’ necessario mantenere un rendiconto di quanto spesso sia necessario preparare materiale promozionale come ad esempio biglietti da visita, volantini ed altro. E’ bene in particolar modo pianificare con dovuto anticipo le iniziative eccezionali, quali anniversari e beneficenze. Fai in modo che vi sia un sistema di assistenza clienti già in funzione.

Ufficio personale: E’necessario annotare il ruolo di ciascun dipendente e la loro mansione all’interno dell’azienda. Un’altra buona idea è stilare una lista di tutti i compiti associati ai dipendenti, in modo da poterli ridistribuire se necessario. Avere anche sempre a portata di mano un codice di condotta dipendenti,che illustri come il dipendente debba vestire, schema di aumento salario e vacanze. Tecnologia e IT: Preparare un inventario di tutto l’hardware, senza dimenticare il software. Conservare le password in un luogo ben sicuro e fare in modo che esista una politica di formazione personale IT.

Investimenti e capitale: Assicurarsi di aggiungere al materiale il bilancio aziendale precedente ed una spiegazione in merito a come il budget aziendale verrà redistribuito.

A questo punto è bene precisare che la preparazione del business manual è in realtà un procedimento senza fine. E’ necessario infatti aggiornare il manuale in maniera consistente per poter avere tutte le procedure, politiche e sistemi ben organizzati e con soluzione di continuità.

Un buon business non esiste senza un buon cuoco. Per essere un buon cuoco è necessario avere le proprie ricette per il successo.

Spero abbiate apprezzato la lettura e ricordate: leggere non basta,agite!