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Antonio Vendito agosto 22, 2017 Nessun commento

Quante volte vi siete chiesti come alcune persone riescano a coinvolgersi in così tante attività se di fatto hanno la stessa quantità di tempo libero che avete voi? Personalmente, me lo sono chiesto numerosissime volte, ed è un argomento che mi appassiona. Non credo di essere il migIior manager del mio tempo, ma al contempo posso dire di essere migliorato molto negli ultimi 10 anni. Una giornata consta di 24 ore. Abbiamo tutti le stesse 24 ore. Dobbiamo organizzare il nostro tempo in maniera efficiente per poter lavorare, fare esercizio, andare in chiesa, rilassarci, dormire, socializzare, prendersi cura della famiglia ed andare in ferie. Ripeto, abbiamo ogni giorno solo 24 ore a disposizione. Senza dimenticare, ovviamente, che il nostro corpo ha bisogno di riposo, e di nutrirsi.

Secondo me, i fattori principali da prendere in considerazione quando si parla di gestire il proprio tempo in maniera efficace, sono tre: organizzazione, implementazione (uso efficace del tempo, senza sprechi), prendere decisioni e creare tempo. Cercherò di concentrare i miei consigli soprattutto su quello che riguarda un utilizzo intelligente del tempo sul luogo di lavoro, in modo da aumentare la produttività, ma farò menzioni riguardanti il tempo libero, per la semplice ragione che tempo libero e vita professionale sono inestricabilmente collegati, e non vedo modo di gestire uno senza poter gestire anche l’altro.

Cominciamo con il livello organizzativo. Non vi è modo di organizzare la propria vita senza organizzare le proprie attività. Tutti prendiamo parte ad attività quotidiane, settimanali, mensili e sporadiche. Abbiamo anche necessità di sapere quanto queste attività durino. Per tale ragione, è importante organizzare un calendario attività già in anticipo, per evitare sorprese o interruzioni. Queste ultime sono un’inevitabilità, ma dobbiamo cercare di minimizzarle per quanto più possibile. Non esiste alcuna scusa valida per non usare un’agenda digitale. Anni fa, ricordo ancora, era necessario comprare un’agenda cartacea ed appuntare i vari impegni con una penna. Separatamente, era necessario stilare una lista di contatti. Oggigiorno, uno smartphone qualunque è fornito di calendario, agenda, orologio digitale e lista contatti. E’ anche possibile scrivere annotazioni e salvarle, per rendersi la vita ancora più semplice. Il problema è che non tutti utilizziamo queste funzioni come dovremmo. Permettetemi di fornire un esempio di come io gestisca le mie attività settimanali:

Durante la settimana

8 ore di sonno

3 pasti (colazione, pranzo e cena) – Un’ora ciascuno, per un totale di 3 ore

10 ore di lavoro

1 di igiene personale (lavarsi i denti, doccia, wc)

Totale: 22 ore. In questo caso mi avanzano due ore di tempo di riserva.

Cerco di utilizzare questo tempo rimasto nel migliore dei modi; vado a nuotare 3 volte alla settimana per un’ora, studio un’ora ogni giorno. Due volte a settimana uso il mio tempo di riserva per il lavoro o per socializzare.

Durante il fine settimana

Sabato – alcuni sabati lavoro 5 ore. Preferisco scrivere articoli al sabato, perchè non subisco interruzioni da nessuno.

Domenica – Chiesa (attività religiose) e socializzare con gli amici (tempo per rilassarsi).

Quello che sto cercando di spiegare è che è necessario creare una lista delle attività più essenziali ed organizzarle su base settimanale. Appendi la lista dove ritieni sia ben visibile, non alterarla o cambiarla troppo e solo quando strettamente necessario.

Siamo ad un buon inizio. Abbiamo un’agenda, le nostre attività sono ben strutturate ed organizzate. Ora è necessario implementare le attività in questione ed evitare sprechi di tempo. Bisogna trovare il modo di utilizzare il tempo in maniera più efficace. Qual’è la distanza tra dove vivi e dove lavori? Quanto impieghi ad arrivare a lavoro? E quanto distano i negozi dove fai la spesa da dove vivi? E la tua palestra e chiesa? E’ sempre una buona idea cercare di ridurre al minimo i tempi di spostamento, poichè i viaggi sono una delle voci più pesanti per quello che riguarda tempo sprecato che potrebbe impiegarsi per attività più importanti. Non è ciò che ti meriti ed i tuoi sforzi devono puntare ad un utilizzo più illuminato del tempo a tua disposizione ed a meno sprechi.

Perchè ho incluso il prendere decisioni e creare tempo come fattori rilevanti? E’ semplice: dobbiamo costantemente migliorare il nostro processo decisionale. Potresti trovarti in situazioni in cui il tuo tempo è stato pianificato a dovere, e le attività del caso sono state implementate adeguatamente, eppure la sensazione è che non vi sia un reale progresso ed i passi verso la meta sembrano troppo brevi per sembrare importanti. Hai preso tutte le decisioni necessarie oppure ne esistono altre 100 che non hai ancora preso?

Il processo decisionale è assai sensibile al tempo che scorre, ed è bene che tu capisca come migliorarlo. Idealmente, le decisioni andrebbero suddivise in 3 categorie: operazioni quotidiane o decisioni comuni; decisioni esecutive occasionali; e decisioni strategiche. Le decisioni operative sono quelle da prendersi tutti i giorni, e non hanno un impatto così rilevante sulla nostra vita personale o lavorativa. Esempi: che vestiti indossare? Cosa farò da mangiare? A che ora dovrò rispondere alle email? A che ora il pranzo? E la cena?

Questo tipo di decisione non ha forte peso sulla vita di tutti i giorni. Credetemi. Una buona idea è utilizzare regole per decidere automaticamente. Non è necessario spendere 20 minuti per decidere cosa indossare, nè tantomeno un’ora per indossarli. Comincia a riflettere su come sia possibile ridurre il tempo perso su queste questioni e sarai in gradi di usare il tuo tempo in maniera più efficiente.

Le decisioni occasionali, invece, sono più rilevanti ed hanno un impatto medio sulla tua vita personale e lavorativa, poichè molto spesso hanno a che fare con le relazioni. Decisioni del genere sono: E’ una buona idea socializzare con queste persone? Pranzare con un mio dipendente? Buona idea cambiare operatore energetico a casa? Ed organizzare un evento sociale per la compagnia? E coinvolgermi in questa operazione per il sociale? Chiaramente, queste sono decisioni che richiedono un po’ più di riflessione, se confrontate alle decisioni operative, ma comportano comunque una soluzione relativamente a breve termine. Fino a 24 ore di tempo per decidere è un target ideale. Inoltre la risposta deve sempre essere SI’ o NO. Mai FORSE. FORSE è una perdita di tempo, talvolta non solo per te ma anche per l’altra persona.

Le decisioni strategiche sono le più importanti. Sono quelle che contribuiscono in maniera determinante alla tua carriera ed ai tuoi obiettivi lavorativi. Hai bisogno di più tempo per prendere questo tipo di decisioni. Esempi: richiedere un prestito; coinvolgere un nuovo partner o sponsor nel business, vendere patrimonio aziendale, comprare una nuova attività, implementare nuovi prodotti o servizi, acquisizione software.

Devi essere certo di dedicare tempo sufficiente per queste decisioni, ciascuna individualmente. E’ anche bene evitare di rimanere intrappolati in situazioni che richiedano solo decisioni operative o occasionali, ritardando o dimenticando quelle strategiche.

Di seguito, alcuni consigli in termini di time-management che utilizzo nella mia vita professionale:

1) Mantieni il luogo di lavoro pulito ed organizzato. Devi poter lavorare in un ambiente ben pianificato. Cominciamo dal tavolo. Quanti documenti ci sono sul tuo tavolo in questo momento? Spero non molti. In linea teorica dovresti avere sul tavolo quanta meno carta possibile. Dovresti sempre anche organizzare i documenti sul tuo tavolo in ordine di importanza. Se sono importanti, riponili sulla sinistra, altrimenti a destra. Evita di tenere troppe foto o gingilli sul tuo tavolo, posso deconcentrarti.

2) Tieni d’occhio l’orologio. Dovresti controllare l’orario frequentemente. Molte persone hanno scarsa coscienza di che ora sia e della velocità a cui lavorano, e non seguendo le lancette, arrivano spesso tardi, o addirittura saltano, gli appuntamenti.

3) Salva dei promemoria nella tua agenda digitale per ricordarti degli appuntamenti. Se sai che ti dimenticherai o non ti sarà possibile controllare l’ora, puoi anche settare promemoria automatici nel telefono. Puoi ricevere promemoria 10, 15, 30 o anche 60 minuti prima della prossima attività. Non dimenticare che talvolta anche il tempo per eventuali spostamentei è da prendere in considerazione.

4) Non utilizzare troppi post-it. Li uso spesso, ma solo per attività a breve termine. Cerca di non scrivere niente di importante sul post-it, distruggilo quanto prima possibile e non lasciarli accumulare.

5) Concentrati su una compito o procedura alla volta. Diciamo, per esempio, che hai 3 mansioni principali da seguire. Contabilità, conti attivi e passivi e compilare moduli di domanda. Dovrai concentrarti su un’attività alla volta, e non saltare dall’una all’altra troppo spesso. Chiamamo, per semplicità, (B) la contabilità, (A) i conti attivi e passivi e (F) i moduli di domanda.

Analizziamo ora due possibili scenari di lavoro:

Primo : B B B A A A F F F

Secondo : B A A F B F A A

Sono certo che il tempo verrà utilizzato meglio nel primo scenario.

6) Crea template per le email ed i messaggi di testo. Sono certo che ricevi diverse email tutte richiedenti la stessa cosa. E’ una buona idea creare delle email e messaggi di testo standard per evitare di dover scrivere lo stesso messaggio più di una volta.

7) Chiama i clienti invece di scambiare mail o messaggi. Ho vissuto situazioni in cui ho scambiato 10 mail con un cliente per risolvere una certa situazione. E’ talvolta più semplice risolvere chiamando il cliente e appianare ogni dubbio in una sola istanza invece che 10; ci vorranno 5 minuti invece di venti per rispondere ad ogni singola mail.

8) Dedica tempo specifico alle tue operazioni di marketing. La tua responsabilità principale è portare nuovi clienti all’interno del business e mantenere soddisfatti quelli che già hai. Fai in modo di utilizzare un’ora del tuo tempo tutti i giorni per dedicarti ai tuoi clienti già esistenti e trovare modi alternativi per attrarne di nuovi. Il marketing è la singola attività più importante della tua impresa, e devi sempre creare tempo per curarlo.

9) Organizza i file nel tuo computer. Quante volte è successo che tu abbia dovuto perdere tempo per cercare un certo file all’interno del tuo pc? Ancora peggio, ti è mai capitato di perdere dei file? E’ bene organizzare i file nel tuo computer il più presto possibile, cancellando anche quelli che non sono più necessari. In linea di massima, non dovrebbe essere necessario cliccare più di 3 volte per raggiungere il file prefissato.

10) Evita pasti prolungati. Salvo occasioni speciali, come compleanni, natale o una cena speciale con un individuo speciale, i pasto non dovrebbero durare più di un’ora. E’ più che sufficiente. Inoltre, tieni a mente chi stia eventualmente pranzando con te. Si aspettano un pasto lungo? Forse no.

11) Evita di perdere tempo durante i meeting. Le riunioni sono importanti ma devono essere strutturate e pianificate adeguatamente in anticipo, e la struttura della riunione deve essere inviata a tutti i partecipanti del meeting, per spiegare cosa verrà discusso. Assicurati che qualcuno tenga la minuta del meeting. Se noti che la riunione non sta andando da nessuna parte, fermala e rimandala ad un altro giorno. Puoi anche farlo qualora notassi che i partecipanti non siano preparati. Hai mai calcolato quanto un meeting costi ad un’azienda? Calcola e rimarrai sorpreso.

12) Email e telefonate. Sconsiglio di spendere tutto il giorno dietro al computer per rispondere alle email. E’ tempo di rieducarsi. Per esempio puoi assegnarti 3 intervalli di 30 minuti al giorno in cui rispondere alle email. Uno al mattino, prima che gli altri comincino a lavorare, uno dopo pranzo, ed uno mezz’ora prima di finire la giornata lavorativa. Se sei impegnato con clienti durante la giornata, ritorna le chiamate ricevute a fine giornata e non tra un cliente e l’altro. Puoi anche lasciare un messaggio in cui spieghi come darai seguito a qualunque telefonata ricevuta solo a fine giornata – ma se lo prometti, fallo.

13) Prendi nota di un’idea se credi che la dimenticherai più tardi – non dimenticare di ritornarci su. Quante volte ti è capitato che un’idea ti fulminasse mentre eri a passeggio col cane, per fare un esempio? Mi succede sempre. Il mio consiglio è di annotare l’idea sul cellulare e ritornare sugli appunti almeno una volta a settimana. A questo modo sarai più rilassato ed a tuo agio mentre porti a termine altre mansioni.

14) Attento ai perditempo. Ricorda che, purtroppo, esistono persone che non hanno nulla da portare al tavolo di discussione e sprecheranno il tuo tempo e basta. Considera attentamente le persone che conosci e che non ti hanno mai donato nulla (figurativamente parlando). Non voglio implicare che tutti debbano darti qualcosa, ma la vita è un ciclo di dare ed avere e se possibile, sii sempre tu il primo a dare senza attendere nulla in cambio ma, se sei solo tu a dare dare e ridare ad un particolare individuo, senza che questo abbia contraccambiato con alcunchè di valore, forse allora è il caso di eliminare questa persona dalla lista contatti. Persone del genere hanno anche un certo nome: vampiri di energia.

15) Non fare perdere tempo alla gente. Le persone odiano vedere il proprio tempo sprecato. Non piace neanche a te. Se prometti, mantieni. Tieni nota delle promesse che hai fatto per evitare di dimenticarle. Se qualcuno ti chiede qualcosa, rispondi sì o no. Se hai bisogno di tempo per trovare una risposta, non avere paura di spiegarlo alla persona che hai di fronte. Cerca di non includere nelle email che mandi, persone che non hanno nulla a che vedere con la mail in questione.

16) Trova il tempo per aiutare le persone. Dovrai cercare di avere sempre tempo per aiutarle. Questo è ciò che rende la vita interessante. Sii sicuro di trasmettere un messaggio positivo per almeno 5 persone che ti sono vicine. Se regali il tuo tempo a qualcuno, sono convinto che quel tempo ti ritornerà indietro in futuro. Fidati di me.

17) Installa un calendario ed usalo. Se ancora non hai un calendario integrato al tuo sistema mail, con impegni e annotazioni, ti suggerisco ti installarlo al più presto. Io suggerisco Outlook, di Microsoft. Lo uso da 10 anni ed è molto facile da usare.

18) Attento ai social media ed altre distrazioni. Dovrai esercitare rigore in merito a quanto tempo spendi su queste piattaforme (Facebook, Instagram, e similia). Sono ottime piattaforme per socializzare, ma evita di spendervi troppo tempo solo per vedere cosa sta combinando il tuo vicino. Chiediti se sia davvero importante. E’ una domanda che mi pongo regolarmente prima di cliccare su qualunque cosa io veda su Facebook: Cliccando, contribuirò alla mia crescita e sviluppo personale? Se sì, click, se no, passo oltre.

19) Assumi un assistente. Se ti trovassi in una situazione in cui fronteggi regolarmente dozzine di chiamate da effettuare e ricevere e innumerevoli email da scrivere ed a cui rispondere, consiglio caldamente di assumere un assistente.

20) Programma costantemente il miglioramento del tuo dispendio di tempo. Fai in modo di trovare sempre nuove strategie per ottimizzare il tuo dispendio di tempo. Non essere troppo duro con te stesso ma ti garantisco che, alla fine, sarai più rilassato e meno stressato.